Hvem og hva er det vi kjemper imot?

Hvordan unngår vi de store offentlige IT-fiaskoene? Det er mange som stiller seg dette spørsmålet om dagen. Jeg har i økende grad engasjert meg jeg også. Delvis fordi jeg, som programmerer, ønsker å utøve faget mitt på en mest mulig effektiv måte, men faktisk først og fremst fordi jeg gremmes over hvordan bransjen min stjeler penger fra statskassa som kunne blitt brukt til bedre formål. Jeg bryr meg mye om IT, men det er ikke først og fremst bedre IT-systemer jeg vil ha. Jeg ønsker meg bedre hjelp til syke og pleietrengende, flere midler til skole og barnehage, flere «egnede båter» til politiet, osv. Idag leser vi om sykehus som stenger barneavdelingen i helgene for å spare 4 millioner kroner. 4 millioner. Det er 3 IT-konsulenter i et år det. Samtidig leser vi om IT-satsninger i helsevesenet som skrotes etter å ha brukt 160 millioner kroner. 160 millioner. UTEN Å LEVERE NOEN VERDI OVERHODET. Kvalmt.

Hvert år brukes hundrevis av millioner av kroner fra statskassa på IT-satsninger. Det er ikke noe problem med tallet i seg selv. Før man vet hvordan pengene blir brukt. Før man begynner å tenke på alt annet man kunne brukt de pengene på. Selv suksess-historiene har helt absurde kostnader og tidsbruk. «Suksess! Vi fikk det til etter 10 år og 800 millioner!» Jammen det skulle da faen meg bare mangle! Herre. Gud. «Jeg er så stolt av sønnen min altså! Vet dere hva? Han fylte 10 år bare forrige uke, og nå har han allerede klart å sykle hundre meter helt selv UTEN støttehjul! Er det ikke fantastisk?!!» Nei. På ingen måte. Det som er fantastisk er at det tok så JÆVLIG lang tid og kostet så mye! Hvordan i alle dager er det han har gått frem for å ha så sinnsykt treg og dyr fremdrift?

Jeg orker ikke lese om flere deprimerende innsparingstiltak ellers i det offentlige når jeg vet hvor mye vi kaster bort på helt åpenbart feilaktig håndtering av IT-satsninger. Det er nok nå.

Jeg har vært på en del møter og seminarer den siste tiden for å lære og diskutere mulige strategier. Det har vært overraskende oppmuntrende. All erfaring viser at prosjektomfang og fiasko henger sammen. Jo større prosjektet er, jo høyere er sannsynligheten for at det feiler. Alle, fra Difi, til KMD, IKT-Norge, Abelia og forskere fra inn- og utland ser ut til å være enige i at vi bør jobbe aktivt med å bryte opp de store IT-satsningene i mindre biter som hver har konkret og målbar samfunnsmessig verdi. Vi tror alle dette er mulig.

Når alle er enige i at store prosjekter er en uting, må vi nesten spørre oss hvilke faktorer som driver opp størrelsen på prosjektene. Hvem og hva er det som vil at prosjektomfanget skal øke og hvorfor? Er det en skurk et sted vi kan ta? Eller flere? Ondsinnede jævler som fråtser i midler fra statskassa og kjører IT-prosjekter i dass med vilje mens de ler ondskapsfullt «Muwahahaha!» hele veien til banken? Det er nesten så det er på sin plass å lure. Når man leser sabotasjemanualen til amerikanerne fra 2. verdenskrig (se side 28 og utover) så ser anbefalingene mistenkelig kjente ut. Mye statlig praksis er nøyaktig slik man anbefalte å sabotere tyske bedrifter under krigen. Er det noen som er ute etter å sabotere oss? Det sies «Never attribute to malice that which can be adequately explained by stupidity” Og jeg velger tross alt å tro det er idioti som står bak heller enn en bevisst taktikk for å ødelegge. En mye mer kjedelig forklaring enn en med slemme skurker ute etter å ta oss, men det gjør ikke konsekvensene mindre alvorlige.

Selv om de ikke har onde hensikter, er det ikke til å komme forbi at det er noen som er godt tjent med å øke prosjektomfang. De store konsulenthusene har som formål å tjene mest mulig penger. Dette er ingen hemlighet. Det er heller ingen skam i å tjene penger. Det visste vi da vi gikk inn for New Public Management og begynte å legge offentlige tjenester ut på anbud til private aktører. Jeg tror også markedet kan (og bør) være en god tjener, men da må man selv være herren. Her tør jeg påstå at det offentlige har gått på en smell. For litt over 10 år siden fikk en ansatt i Husbanken en overraskelse ved printeren. Et hemmelig dokument fra Accenture hadde blitt printet ut ved en feiltakelse. Overskriften lød «Finne ut hvordan man skal fjerne ansatte”. De hadde en klar og nedskrevet strategi om hvordan ta over IT-avdelingen til Husbanken. Selvfølgelig. Det er god business. Når kunden ikke lenger har kompetanse til å evaluere tilbud, kan man selge dem hva som helst. Til og med SAP.

Konsulenthusene er på ingen måte ute etter å ødelegge for oss. Men de ER ute etter å få mest mulig penger. Ettersom vi har lite gjenværende IT-kompetanse internt i staten og små firmaer ikke får rammeavtaler, er det i altfor stor grad representanter for de store konsulenthusene som styrer. Hvis du var konsulent i et firma med tusenvis av ansatte som ved hvert avdelingsmøte gjorde det klart at målet er høyest mulig faktureringsgrad – hva slags prosjekt ville du anbefalt en kunde med et helt statsbudjett med penger å dele ut? «Ja, her synes jeg egentlig dere burde starte med et lite team med 3 stykker, levere en minimumsløsning etter et par måneder og se hvordan det fungerer. Dere kan egentlig bare starte med en gang. Kanskje dere ikke trenger å bruke mer enn et år til sammen før løsningen er god nok» Noen er nok ærlige nok til å komme med slike estimater. Hadde du vært det? Et mindre selskap derimot, som kanskje ikke har mer enn 3 stykker tilgjengelig, der er historien annerledes. Der vil de aktivt gå inn for å finne en løsning der de kan levere med den bemanningen de har.

Det er urettferdig å klandre konsulenter for å la seg friste. Jeg har dessuten selv jobbet i en av de store konsulenthusene og var der omgitt av utrolig dyktige kollegaer jeg gledelig ville anbefalt til hvilkensomhelst jobb. Det er ikke noe galt med konsulentene. Vi må bare være klar over hva det er som motiverer organisasjonen de jobber for. Det er staten som må ta ansvar. Derfor er det Difi jeg stort sett har rettet min frustrasjon mot når det gjelder styring av offentlige IT-prosjekter. Difi har som oppgave å lage metodikker og standarder for IT-satsninger på tvers av etater. Deres anbefalinger i dag legger opp til at vi blir utnyttet. Den minner veldig om sabotasjemanualen fra 2. verdenskrig og legger opp til at vi bruker årevis på planlegging og omstendelig rapportering uten å finne ut om løsningen fungerer i praksis før mangfoldige millioner er fakturert. Dette er en veldig risikabel strategi. Ikke bare feiler den ofte og katastrofalt, men når den feiler, reagerer man typisk med å gjøre det enda verre – Man legger til MER planlegging og byråkrati for å bøte på en prosess som allerede har for mye av det. Mer planlegging fører til mer detaljer og økt omfang i prosjektet, noe vi vet av erfaring øker sjansen for fiasko. Prosjektveiviseren er basert på den gamle metodikken brukt i offentlig sektor i Storbritannia. Men der har de for lengst forkastet den og gått over til en helt annen tilnærming med stor suksess. Også i USA har pipen fått en annen lyd i det siste https://playbook.cio.gov/ og https://github.com/WhiteHouse/playbook/blob/gh-pages/_includes/techfar-online.md. Vi burde følge etter.

I tillegg til konsulenthus som tjener penger på store prosjekter, en offisiell prosjektmetodikk som legger opp til at prosjektene blir større, så har vi i tillegg et problem med manglende vedlikehold av våre IT-systemer. Når IT-løsningene ikke blir holdt ved like og oppgradert jevnlig bygger det seg gradvis opp lengre og lengre lister med funksjonalitet man trenger. Noen store prosjekter kommer av at nye lover og regler blir vedtatt i stortinget. Men mange andre kommer av at denne listen med mangler er blitt så stor og tung at man ser seg nødt til å ta i et skippertak. Hvis vi istedenfor la opp til en mer aktiv forvaltningsorganisasjon, med kontinuerlig forbedring og regelmessige oppgraderinger, så hadde vi sluppet unna mange av de store risikable satsningene.

Det er mye å ta tak i og mange som må ta i et tak.

Difi bør anbefale en prosjektgjennomføringsmodell der det forventes at funksjonalitet blir levert til brukere så mange ganger i året som mulig. Selv i prosjekter som omhandler store regelendringer som må tre ikraft for alle i hele landet på en bestemt dato langt inn i fremtiden kan dette gjøres. Første leveranse av en ny trygdereform for eksempel kan være at brukere i en viss gruppe får brev der det står hva de kommer til å få når den nye ordningen trer i kraft. Det er mange måter å dele opp funksjonalitet på. Det er stort sett alltid mulig å finne en måte å få validert systemet sitt tidlig. De første leveransene vil kanskje innebære en del manuelle steg. Helt greit. De vil kanskje ikke være integrert mot alle tenkelige eksterne registre og systemer. Også helt greit. Det viktige er å få funksjonalitet ut til mennesker som trenger dem. En elektronisk startlånsøknad som kun fungerer for enslige og barnløse folk i Askim, har en reell verdi. En enkel foreldrepengesøknad som kun fungerer for par som føder ett barn gir verdi. Hvis man hele tiden fokuserer på å levere NOE av faktisk verdi til reelle brukere, så ender man ikke opp i en situasjon der man har brukt 160 millioner kroner uten å ha levert noen ting som helst. Selv om man bestemmer seg for å avbryte prosjektet så har man i det minste levert NOE. Denne tilnærmingen vil ikke bare føre til redusert risiko, flere og raskere gevinster, det vil også gi muligheten til å endre kurs dersom man oppdager at tjenesten ikke fungerer som tiltenkt. For det vil man oppdage. Det er alltid noe man ikke har tenkt på. Vi må legge opp til å finne ut hva det er så tidlig som mulig.

I tillegg til en fornuftig prosjektmodell, bør de som bevilger penger til IT-satsninger overføre mer av prosjektmidlene til kontinuerlig drift i forvaltningsorganisasjonen, slik at problemer kan løses i linja uten å måtte ty til ekstraordinære skippertaksprosjekter.

Staten må også skaffe seg nok faglig kompetanse til å kunne vurdere hva slags IT-satsninger som er hensiktsmessig å drive med. Når vi sier at vi må øke bestiller-kompetansen, så holder det ikke å gi lederne et 2-dagers-kurs i strategisk bruk av IKT. Vi må ha folk som virkelig forstår hvordan IT-utvikling fungerer. Ellers ender vi opp med å bestille dyre løsninger som er verre enn problemene vi sliter med.

Sist men ikke minst vil det være lurt å la mindre aktører slippe til. De vet hvordan man jobber effektivt med færre midler. Vi har mye å lære av dem.

Politikerne har gitt inntrykk av at de ønsker endring, og at de ønsker forslag fra bransjen. Jeg er optimistisk. Jeg estimerer herved at vi vil ha fått på plass en ny veileder for IT-prosjekter innen året er omme. Nå er det bare å putte estimatet inn i et Gantt-diagram, så er vi i mål 😀

Advertisement